Chia sẻ kinh nghiệm tiếp cận giáo sư Mỹ để xin assistantship

Chào các bạn,

ANh Tùng bạn mình là cựu sinh viên VEF, hiện là giáo sư Đại Học ở Mỹ ngành computer Science.
Hiện tại anh đang nhận các bạn sinh viên và có cung cấp fellowship theo link mình đã đăng cách đây vài ngày.
http://usguide.org.vn/threads/cơ-hội-học-bổng-tiến-sĩ-ngành-computer-science-tại-mỹ.4779/#post-18407

Trong quá trình sàng lọc hồ sơ của ứng viên, giáo sư Tùng nhận thấy các bạn sinh viên Việt Nam chưa có kinh nghiệm tí nào trong cách tiếp cận giáo sư ỏ Mỹ để xin assistanship.
Mình trích dẫn bài viết của giáo sư Tùng dưới đây, mong rằng có thể giúp các bạn

“Trong quá trình đăng tuyển tìm sinh viên, mình có nhận được hồ sơ của nhiều bạn. Background của các bạn đa số đều rất tốt. Mình có một số góp ý sau giúp các bạn chuẩn bị hồ sơ tốt hơn trong quá trình apply của mình.

1. Hồ sơ tối thiểu nên có bảng điểm (transcript) và CV. Bảng điểm thực ra quan trọng hơn vì các giáo sư muốn biết về background của các bạn, ví dụ: GPA có đủ ngưỡng tối thiểu không, các môn học quan trọng liên quan đến hướng nghiên cứu của họ có tốt không… Nếu bạn đang học master thì nên gửi cả bảng điểm đại học nữa.

2. Tất cả các document nên lưu ở dạng pdf file (hoặc jpg file nếu là bản scanned). Không nên gửi Word file (doc, docx) vì một số giáo sư có thể sử dụng các máy tính không có sẵn Microsoft Word hoặc converter để mở (như trên Unix/Linux). Các bạn cũng không nên nén file (dạng zip, rar), vì có thể các giáo sư không có chương trình giải nén.

3. Nên viết CV ngắn gọn, tốt nhất là trong 1 trang. Chỉ nên đưa các thông tin quan trọng như:

a. Education: ngành gì, trường gì, GPA bao nhiêu, rank (nếu có)

b. Honors and Awards: nhận được những giải thưởng gì, mức độ competitive ra sao. Nếu có social impact hoặc financial value lớn thì càng tốt.

c. Experience: kinh nghiệm nghiên cứu, kinh nghiệm giảng dạy, kinh nghiệm làm việc ở industry

d. Publications

e. Skills: về Technical thì liệt kê bạn thành thạo những ngôn ngữ lập trình gì, các tool/framework nào, về English thì TOEFL + GRE score bao nhiêu. Không nên liệt kê tất cả các ngôn ngữ lập trình mà bạn từng biết, chỉ nên liệt kê 1-2 ngôn ngữ mà bạn thành thạo nhất. Các ngôn ngữ thường dùng trong nghiên cứu là Java, C/C++, C#, Python, Perl… Nếu lĩnh vực của các bạn dùng một số tool đặc dụng (như Matlab, R, Weka, SQL, OrCAD…) thì nên liệt kê. Không nên liệt kê các phần mềm văn phòng như MS Office, Photoshop… nếu không liên quan đến công việc nghiên cứu.

f. Contact information: email, phone, website, Skype ID… Các bạn nên tạo một email account nghe “professional”. Tên hiển thị trong account nên theo chuẩn tiếng Anh không dấu (kí tự đầu là chữ hoa, không nên toàn bộ là chữ thường hoặc chữ hoa). Ví dụ “Tung Nguyen” thì nhìn “professional” hơn “nguyễn tùng” vì các giáo sư người nước ngoài có thể không phát âm được “nguyễn tùng” và “nguyễn tùng” viết chưa đúng chuẩn.

Một số nghiên cứu cho thấy tên càng dễ đọc thì mức độ thiện cảm càng cao (ít nhất là giúp người ta dễ nhớ mình hơn). Vì vậy nhiều bạn người Tàu thường chủ động chọn cho mình một tên tiếng Anh như Harry, Kevin, Marry… cho tiện giao tiếp.

Các thông tin sau có thể không cần thiết:

a. Thông tin cá nhân, ví dụ: ảnh, ngày sinh, sở thích, tính cách…

b. Objectives: khi bạn contact, giáo sư biết chắc mục tiêu của bạn là muốn làm research rồi.

c. Research interest: nếu liệt kê chi tiết ra thì có thể không có lợi cho bạn vì research interest bạn liệt kê có thể vênh với research area của giáo sư. Khi bạn contact giáo sư, bạn đã thể hiện là bạn muốn làm research về lĩnh vực của của họ. Chúng ta thường dùng một CV chung để contact các giáo sư có các research area khác nhau, nếu chúng ta liệt kê rất nhiều area khác nhau thì các giáo sư có thể nghĩ là chúng ta chưa có định hướng nghiên cứu tốt, wishy-washy.

d. References: thường thì các bạn chưa tìm được người giới thiệu ngay trong quá trình apply và các giáo sư nước ngoài cũng ít khi biết các reference của các bạn. Tuy nhiên, các bạn có thể giới thiệu các reference này trong email contact nếu cần.

4. Nên tạo một trang web cá nhân và đưa link vào CV hoặc email signature. Trên trang web này, các bạn có thể upload các document của mình để các giáo sư có thể truy cập trực tiếp. Theo thói quen, mọi người thích mở hyperlink trong email hơn download attachment vì họ có thể không tìm được chỗ mình lưu file download khi cần, trong khi họ có thể search lại email và mở hyperlink.

Trên trang web cá nhân này các bạn có thể đưa các thông tin không có trong CV, ví dụ ảnh, sở thích, các phần mềm bạn đã viết, career objective, ongoing research projects… Nếu các bạn kèm theo một blog bằng tiếng Anh thì càng nổi bật, vì qua đó các giáo sư có thể biết kĩ năng viết của bạn có tốt không, tính cách của bạn ra sao…

Hy vọng các thông tin này hữu ích cho các bạn. Chúc các bạn may mắn.”

Tác giả: Nguyễn Thanh Tùng

Mẫu thư từ chối offer – Tung Kelvin

TEMPLATE Kinh Điển
Dear Prof. XXX,

Sorry for my late reply to your offer letter of admission and financial support.

In cooperation with my teachers and my family, I carefully reviewed the gracious offer from you. Xxx is a famous university that we all admire, and I think your financial aid is sufficient enough for me to live an easy life in xxx. However, I regret to inform you that I can’t take this precious opportunity, because I have made my decision to accept another offer from a university. Hope my decision won’t cause too much trouble in your recruitment.

Additionally, I hope the admission office at your department could consider more applicants from Vietnam, especially those from Hanoi University of Technology. As far as I know, most of them are very talented and have strong research potential. Moreover, they are very fond of xxx.

Thank you again and wish you all the best in your work and life!

Regards,
xxx

TEMPLATE 1

Dear Prof. xxx:

Thank you very much for your kind reply. It’s my pleasure to hear
about this exciting news. I really believe the Ph.D. study in the
Department of Mechanical and Nuclear Engineering will be a matter
of extreme importance to my future academic career and I am also
confident that I will become a competent Ph.D. student in your
esteemed university. After carefully reviewing the web page about
you and your research activities for a long time, I found your
research activities really interestes me a lot. I am more than
happy to accept this offer. In fact, I declined an offer from another
university when I get this email message from you. However, before
I formally accept this offer of financial aid, I wish you could
extend the deadline for me for 2 weeks. I feel quite sorry and
nervous to pose you such a problem, but I sincerely wish you could
understand my feeling, because a professor of University of Michigan
told me that he would give me a final decision at that time, although
he can’t let me know how much my chance would be at this time.
Again, I should state that I do have strong interest in your graduate
program and I treat it a precious chance to join your research group.
I told you about all my situation because I don’t want to bring any
inconvenience to you later, if any. Sorry for this.
Thank you very much again. I am looking forward to your kind reply.

Sincerely,
XXX

TEMPLATE 2
Dear Prof. ***:

Thank you for your letter of Feb.28, in which you grant admission and
financial aid to me. I am sprry to inform you that I must decline your
gracious offer because, before receiving your letter, I had accepted a
similar offer of admission and financlal aid from another institution.

For this position, I can recommend Mr.*** who has applied to your deparnment.
In terms of scholastic capacity and work ability, he is also a strong
applicant. He, however, has not received notification of admission or
financial aid. I believe he will be delighted to accept your offer.

Please accept my deep appreciation for your very kind assistance to my
application.

Sincerely yours,
***

TEMPLATE 3
Dear Sir/Madam:
In cooperation with my advisor and classmates, I have completed
a review of your offer for admission to graduate study at the
University of XXXX.
I have carefully considered all of your admission materials,
and unfortunately your admission has not been accepted. Because
the resources provided by your offer is not sufficient to
accommodate the total demand for my graduate education, not
all of those who give me an offer can be accepted. There are
a great many excellent offers of admission & financial aids
come to me, and therefore the final decision was very difficult.

I sincerely regret that I am unable to accept your admission,
and hope that my decision will not dicourage you from offering
further academic education or professional development to
other students. Please accept my best wishes for success in
your future endeavors.

Sincerely yours,

TEMPLATE 4
Dear Dr. :

I have received letters of TA and chacellor fellowship offer from the
chair, and the I-20 form from graduate colledge. I got lots of help
from you during the whole process, Thank you very much.

However, I’m really sorry to tell you that I decided not to attend your
school. I have been hesitating among the 9 schools I received for a long
time, and it’s really hard to reach such a decision. My teachers and my
family were involved in the decision. I’m sorry I can’t inform you
earlier. I hope you can find another better student.

I enjoy our contacts and like your research very much. Also the
financial support from your school is fully adequate. You’re clearly an
outstanding advisor with bright future. It’s really a pity I can’t join
you this fall. May sometime in the future, we can meet in a meeting in
U.S.A.

My very best wishes to you.

Sincerely yours

TEMPLATE 5
Dear Prof. ***,

I have not contacted you for a long time. Because I am exhausted by
thinking over my application and camparing my offers with each other. I
was informed by another top University that I am awarded a RA(the stipend
is $17,460 per year and tuition waived). Because your
offer will give me a TA with waived tuition fee($1,425 per month for 9
months only if I get a mark more than 230 in TSE, otherwise, I can only
get $1,000 per month).

Some friends told me that it is almost impossible for a new Chinese
student to pass this test at the first year. It means I can only get
$9,000 first year. I think it may not cover my expense in OSU. So after
careful considerasion, I am very sorry to tell you that I am not able to
accept your offer, though I always regard your supervision as my first
choice and the key of my future achievement.

It is not easy for me to write this email. It was you who helped me
re-send my application stuff and get a special dealing, otherwise, I may
not get this offer from OSU. I really hope you will forgive me for
changing my mind, and I sincerely hope it will not cause too much
inconvenience to you. If I have the chance to meet you in US someday, I
will always regard you as my mentor.

It is hoped that this notification reach you early enough for a
rearrangement. Thank you again for all the assistance you have given to
me during my application.

Yours Sincerely,

TEMPLATE 6
Dear Prof. ***:

Thank you for your letter of Feb.28, in which you grant admission and
financial aid to me. I am sprry to inform you that I must decline your
gracious offer because, before receiving your letter, I had accepted a
similar offer of admission and financlal aid from another institution.

For this position, I can recommend Mr.*** who has applied to your deparnment.
In terms of scholastic capacity and work ability, he is also a strong
applicant. He, however, has not received notification of admission or
financial aid. I believe he will be delighted to accept your offer.

Please accept my deep appreciation for your very kind assistance to my
application.

Sincerely yours,
***

TEMPLATE 7
Dear Prof. ***:
With great regret I am afraid I will be unable to go to clemson this
fall. To tell the truth, I have another offer from Dept. of Chem. Eng of MSU
which has admitted me into their Ph.D program. This idea never comes to my
mind that I am admitted as a Master student, although I am very clear that
you will consider me as a Ph.d student and it is only based on the policy of
graduate school of clemson. But I am really worried that I will meet problems
when applying for the visa because I have heard many many examples in which
people fail to get their visa simply because they will pursue MS after they
have got MS in china. During these several days, I discussed this problem
with my parents, some teachers as well as some friends who ever experienced
this process. Most of them suggested that I choose MSU instead because it
would have not been a hinderance when applying for visa. I know it will cause
you inconvience because I change my mind, but I wish you could undstand my
delimma and forgive my behavior.
I really enjoy our contacts and like your research work very much. I even
declined the offer from uml three weeks ago since I think I definitely will
go to clemson at that time before I received the admission letter. Your are
clearly an outstanding advisor and your research work is very promising. It
is really a pity that I can not join you this fall. It is not easy for me to
write this email. It is you who give me so much help and suggestion on my
application and give me confidence in studying and conducting research in
USA. And I really very grateful to your help and consideration on my
application. If I have chance to meet you in USA, I will always regard you as
my mentor. I wish we could keep in touch in order that I could consult you
with academic problems after I go to USA.
Although it has been beyond Apr.15, I know the earlier I tell you my new
decision, the less trouble I cause to you. If necessary, I will forward you a
written letter to you asking for release of TA offer and also say sorry to
all the people who expeceted me. If you temporilly don’t have approprite
candidates for this TA offer, you may consider Mr. ***, who told me that he
also applied for clemson but for dept. of chem. eng. If you are interested in
his academic background and research experience, I may let him contact you
directly.
I sincerely applogize for any inconvenience that I bring you and deeply
regret that I am unable to join you this time. I believe that you could find
better student. Your kindness and enthusasim will be in my heart for ever.
Best regards

Thư xác nhận tốt nghiệp đúng hạn

Khi apply xin admission của các trường cũng như xin học bổng, thường thì họ hay yêu cầu bằng tốt nghiệp đại học của mình. Tuy nhiên trên thực tế thì những bạn đang học năm cuối đại học vẫn có thể apply, và nếu được học bổng thì khi tốt nghiệp có thể đi học tiếp luôn. Như thế thì khi apply sẽ phải cần thư chứng nhận này để thay thế cho bằng tốt nghiệp:

Date

To whom it may concern:

This is to certify that XXX (passport number:XXX) is studying for the Bachelor Degree in XXX in School of XXX in XXX University.He started studying from XXX and will graduate in XXX. Please accord him with any assistance.

XXX University
(Signed and Stamped)

 

 

Nguồn: Tùng Kelvin

Thư xác nhận các khóa học được giảng dạy bằng tiếng Anh

Như các bạn biết, khi xin học bổng sang các nước nói tiếng Anh, đa phần họ đều yêu cầu thí sinh phải có chứng chỉ Anh ngữ hoặc là TOEFL hay là IELTS. Tuy nhiên, có một số trường lại cho miễn chứng chỉ này nếu ứng viên có bằng đại học hoặc cao học ở một nước nói tiếng Anh hoặc khóa học của ứng viên được giảng dạy bằng tiếng Anh. Do vậy, để chứng minh rằng khóa học Đại học/ Cao học của mình được giảng dạy bằng tiếng Anh thì bạn cần phải có giấy/ thư xác nhận các khóa học bạn theo học được giảng dạy bằng tiếng Anh. Dưới đây là mẫu thư để các bạn tham khảo nhé.

 

 

School’s letterhead

TO WHOM IT MAY CONCERN

This is to certify that Thinh Ngoc Tran has completed his Master of Public Affairs from University of Missouri during 2009-2011. He was awarded the degree by the University on May 13th, 2011.

The medium of instruction for the above mentioned program was in English for the entire 2 years duration both written and spoken.

I the undersigned confirm that the above facts are true and correct to the best of my knowledge and belief.

Director of Truman School of Public Affairs

Dr. Lael Kaiser

Thư giải thích hệ thống bảng điểm Việt Nam

Đối với các bạn Việt Nam khi xin học bổng du học ở các trường Phương Tây, họ thường yêu cầu có một cái thư giải thích hệ thống bảng điểm bởi vì Việt Nam chúng ta dùng hệ điểm 10 là tối đa. Tron gkhi đó các nước phương Tây họ lại phổ biến dùng điểm hệ 4.0 do vậy để họ hiểu một sinh viên việt nam được 8.0/10.0 thì sẽ tương đương với bao nhiêu chấm hệ 4.0 của họ thì chúng ta cần phải có một thư giải thích hệ thống điểm. Thư này thì mình chủ động soạn và lên trường xin chữ ký xác nhận và đóng dấu. Dưới đây là một mẫu thư giải thích bảng điểm của trường Đại học Bách Khoa Hà Nội, các bạn dựa trên mẫu này mà thay đổi tên trường mình vào nhé. Chúc các bạn thành công!

 

explanationofgradinghut
error: Content is protected !!